A la hora de enviar publicidad por correo electrónico a clientes hay que tener en cuenta unos recaudos básicos. Lejos quedan ya los tiempos donde este fenómeno, en los albores de Internet, carecía de regulación legal. De hecho, hoy la situación es la contraria.

En la práctica, existen un sinfín de situaciones donde por un motivo u otro, nunca se llega a cumplir con todos los requisitos legales para un envío seguro de este tipo de publicidad. Seguramente en el origen de este constante olvido o confusión de conceptos se encuentre la diversidad de normas aplicables a estos medios publicitarios.

Lo que no debe olvidarse para cumplir con la Ley

1. Respecto del envío como tal (el vehículo).

En principio están prohibidas las comunicaciones comerciales por medios electrónicos (el email, lo es) salvo en los casos autorizados por ley.

Entonces, ¿cuándo se puede?

La regla es la siguiente: sólo se podrá cuando el destinario haya consentido expresamente esa publicidad por email, por haberla solicitado o por autorizarla al ser requerida al efecto por el remitente.

Excepcionalmente se podrá hacer el envío cuando el destinatario sea o haya sido cliente, siempre que todos los datos empleados en el envío se hubiesen obtenido lícitamente y se oferten productos o servicios propios sobre los que haya habido, al menos, un contrato con el cliente.

¿Qué otros requisitos se deben cumplir?

Siempre debe darse la posibilidad de darse de baja de la lista de correo con la misma facilidad que tuvo para suscribirse y sin coste alguno, sea indicando un buzón o un enlace específico (o ambas cosas).

2. Contenido (lo que se comunica).

¿Qué información debe necesariamente incluir?

La transparencia es esencial, de modo que en todo momento debe quedar patente que se trata de una acción comercial y/o publicitaria, así como la identidad del remitente.

¿Qué otros requisitos?

Dependiendo del sector de actividad y del contenido del mensaje, entrarán en juego diversas normas generales (ley general de publicidad, ley de ordenación del comercio minorista, …), otras sectoriales y hasta de las Comunidades Autónomas en materia de consumo.

En resumen, concluido el redactado, se debe constatar su corrección legal (y, en su caso, su adecuación a aquellos códigos de conducta u otros cuerpos normativos aplicables al remitente).

3. Destinatarios (quien recibe).

En una comunicación publicitaria se utilizará, al menos, una dirección de correo electrónico y, posiblemente, a efectos de personalización, nombre del cliente. Pues bien, son datos de carácter personal y, por ello, sujetos a la normativa de protección de datos.

¿Qué se debe verificar conforme el RGPD y la LOPDGDD?

Lo esencial será haber informado al cliente, antes del envío, de todo lo relevante respecto del uso (tratamiento, en términos legales) que se hará con su información: finalidad, base legal, procedencia, cesiones y transferencias internacionales previstas, tiempo de conservación, cuales son sus derechos, etc.

La información se facilitará de una forma clara, transparente, resumida y estructurada en un primer momento con posibilidad de ampliación a la política de privacidad completa al respecto.

Sólo así será válida la utilización de los datos siempre que se atenga a lo autorizado por el cliente.

Es importante recordar que lo dicho se aplica a todo tipo de clientes-destinatarios, sean personas físicas o jurídicas. Siendo la creencia contraria uno de los errores más habituales.